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臨床実習が開始される前に実習先に電話で挨拶する学生も多いのではないでしょうか。
「初めての電話で緊張する」
「どうやって電話をしたらいいか分からない」
「何時ごろ電話すればいいの？」
色々な不安があると思いますが、しっかりと事前準備をしていれば大丈夫！
- 電話をする前にしておくと良い準備
- 学生からの電話で聞いてほしいこと
- 電話をかける際のマナー
を、CE目線から紹介します。
この記事通りにやれば、特に問題なく電話をかけられるはず。
よろしければプリントアウトして、実践に臨んでください。
実習先に電話をかける前の準備
実習先に電話をして、何となく聞きたいことを思い浮かべていざ通話ボタンを押す。
でもちょっと待った！
そのまま電話しても失敗する可能性が高いです。
なぜなら、電話はメチャクチャ緊張するので、いざ電話で聞こうと思ったことをすっかり忘れてしまう・・・なんてことが多々あります。
質問の内容を忘れてしまったり、聞いたつもりだけど忘れてしまった・・・
なんてことになってしまうますよ！
だからまずはしっかり事前準備をしておきましょう。
メモに最初の出だしの台本を書く
まず初めにしておくべきことは「電話に相手が出た時の台本を作る」こと。
なんで必要かって？
電話は相手が出たときが一番緊張するから。
病院への電話がいきなりリハビリ室に繋がることはまずありません。
いったん医事課や電話交換者に繋がることが一般的です。
そこでしっかりと「自分が何者なのか」「誰に繋いでほしいのか」をハッキリと伝えられないと、相手も困ってしまいますよね。
だから、そのまま読み上げればよいように、台本にして準備しておきます。
上記のような文章をスラスラ言えると思いますか？
多分難しいですよね。だから台本を準備します。
リハ科のCE名や所属長の名前が分からなければ「臨床実習の担当者に繋いでいただけますか？」としましょう。
メモはできるだけ大きな紙を準備します。
メモ帳なんて小さすぎるので、A4用紙の裏紙とかでもいからそれに「台本」と「質問内容」を書いておきます。
メモ帳だと書き込むのが面倒だし、スペースが足りなくなって次のページにめくる・・・という作業が本当にわずらわしいので、でっかい紙を準備しておいた方がメモを取りやすいのでおすすめです。
大きい紙を用意すれば、電話先で言われたことをさらにメモすることができます。
また、不要になればすぐに燃えるゴミに出せるのでとっても便利。
ぼくは電子メモパット使ってます。
スラスラかけるし、スマートでカッコいいし、ゴミも出ないしおすすめ！
質問内容を書いておこう
バイザーが電話に出てから質問内容を考える、なんてことはありえません。
電話口だと相手の言葉をハッキリと聞き取れない事も多いので、事前準備は必須です。
基本的な質問内容は以下の通り。
- 当日の集合場所と時間
- 持ち物
- 服装
- 勉強しておくと良いこと
この4つは必須です。
あつは自分が気になることを質問としてメモに残しておいてください。
電話している最中に考えても思い浮かばないので、念いには念を入れた準備が必要です。
これは後でまた詳しく解説しますね。
実習先のホームページは見ましたか？
そもそも、どんな施設課下調べもせず電話すること自体おかしな話ですので、まずは「実習先のホームページ」くらいは見ておくとイイですね。
病院の特徴や特色、リハスタッフの人数など仕入れることのできる情報は多いです。
病院のHPには今起こっていること、病院の経営、診療科など訪れる人にとって知りたい情報が載っています。
実習先のWEBサイト、絶対にチェックしておいてください！
実習先に電話をかけるマナー
実習先に電話をかけるのは何時ごろがいいの？
電話を掛ける時間帯ですが12時~13時の間がいいです。
理由は、この時間がちょうどお昼休みだから。
中には「貴重な昼休みに電話をかけるのはやめましょう」みたいに書いているサイトもありますが、そんなことありません。
特に指導者になるような中堅以上のスタッフは昼休みくらいしか手が空かないので、昼休み中に電話をください。
実際に指導者である僕が言うんだから間違いありません。
12時だとまだ臨床が終わってないかもしれません。
12時15分だと丁度食事中かもしれません。
12時55分だと、午後の準備に入っているかもしれません。
こうやって相手の事を考えると12時30分~40分あたりに電話をかけるのが良い気がしませんか？
お昼に電話が出来なかった場合は、夕方に電話をします。
業務終了時間を確認し、業務終了15分前くらいに電話をしてください。
それ以外の時間に電話をかけるとリハビリ中なので電話に出られない事も多いです。
まずは、「相手がこの時間何をしていて、いつ電話すればよいか考える」ことが大事。
そうすると必然的に「電話をかける時間はお昼休みの12時30分~40分の間」ということになります。
昼休みに電話すると休憩時間が減るので迷惑！という記事も見かけますが、むしろ臨床中や業務終了後に電話をされる方が迷惑なので（ぼくらも早く帰りたいから）昼休み中に電話をする方が無難です。
実習先に電話が繋がったら何を話せばいいの？
さて、電話をかけたら自己紹介と、実習担当に繋ぐためのお願いをします。
病院は電話番号がリハビリ室に直通とは限りません。
自分が何者で、誰に繋いでほしいかを明確に伝えてください。
担当CEの名前が分かれば、個人に繋いでも良いですし、分からなければ「実習担当者」に繋いでもらってください。
先ほども申し上げた通り、電話で話す内容は「台本」にしておいたほうがいいですよ。
そのまま 一語一句間違えないように話せば大丈夫なレベルの内容を作成しておくことをおすすめします。
実習先へ電話をかけるマナーは
- 昼休みの時間に電話をかける
- 自分の名前を名乗り、実習担当者に繋いでもらう
この2つが大切です。
キチンと守るようにしましょう。
担当者が不在だった場合どうする？
電話をかけたけど、担当者が休みだったり席を外していた場合はどうしたらいいでしょう？
その場合、改めて電話をする必要がありるので、以下のように話してください。
ここで指定された日に電話をかけなおせばOK。
特に指定されなければ、「それでは、また明日の12時半ごろにお電話させていただきます」と言い、翌日のお昼休みに再チャレンジしましょう。
実習先への電話で質問したい内容と聞いておくべきこと
実習先に電話をかける理由は2つあります。
- 実習期間内、よろしくお願いしますという挨拶を伝える
- 実習前に聞いておくべきことを聞く
1.に関しては「4月からお世話になります、〇〇大学の〇〇です。よろしくお願いいたします。」程度でOK。
2.に関しては効いておきたい内容を電話する前にメモでまとめておき、いざというときに慌てないようにします。
実習生がどんなことを聞いておくと良いかを解説します。
当日の集合時間と集合場所を聞く
まず重要なのが集合場所と集合時間の確認です。
病院によって業務時間が変わりますし、集合場所も確認しておかないと待っても待っても一向に呼ばれないという事態になりかねません。
- 何月何日に
- 何時に
- 何処に
この3つは確認しておくべきでしょう。
交通手段や、駐輪場の場所なども聞いておくといいですね。
遠い実習先でなければ、実際に行ってみるのも手です。
当日の服装を聞く
これはダメ
当日の服装に関しても聞いておくとイイです。
実習先によっては初日はスーツという決まりがあるところも。
ぼくの職場はそこまで厳しくないので、初日から私服でOKにしています。
ただし、患者の目やほかの職員からも見られているので、私服でOKと言われても学生らしい恰好をしておくといいです。
まぁオシャレ過ぎず、無難な恰好がいいですね。
当日の持ち物を聞く
実習当日にどんなものが必要か、改めて確認します。
基本的には以下の持ち物が必須です。
- 学校で配られた資料
- ケーシー
- 院内シューズ
- マスク
- 筆記用具
- 昼食
マスクは50枚398円とか安いものでなく、「医療用」の物を準備します。
ASTM-F2100-19の規格を通ってるものがいいです。
病院は感染リスクが高いですからね。
サラヤ サージカルマスク医療用 【ASTM-F2100-19 レベル1適合】 は当院でも使用しているマスクなのでおすすめです。
院内シューズは白の物を用意し、脱ぎ履きしやすいものを選びます。
それ以外に病院によりますが
- 羽織もの
- フェイス（アイ）シールド
- アルコール消毒液
- 病院の特色に準じた教科書等
が必要かもしれません。
どんなものを持っていけばいいか、確認しておくことをおすすめします。
▽曇らないおすすめアイシールド▽
▽実習に役立つ本▽
その他の検査用具は自分で考えて、必要そうなら持っていってください。
くらいは言われなくても持っておく必要はあると思いますよ。
勉強しておくべきことを聞く
実習に向けて、どのような分野を勉強しておくかは非常に有効です。
- 脳血管の患者が多いのか？
- 整形疾患が多いのか？
- 廃用症候群が多いのか？
ちょっと知っておくだけで実習難易度がかなり変化します。
せめてどんな患者さんをよく見るのか？を確認しておくといいですね。
評価法とかちょっとだけ予習できますし。
分野が分かれは、こちらの記事を読んで予習していきましょう！
その他、必要な事を聞く
上記の内容以外にも、自分が知りたい・聞いておきたい事は電話のタイミングで聞いておきましょう。
もし思い浮かばなければ
「それ以外に何かやっておくべきこと、必要なことはありますか？」と聞いておけばOK。
まぁ実習生なので完璧を求めなくていいんです。
「臨床参加研修」なんだから参加して経験すればいいんです。
昔のように実習で落とされるなんてことはほぼありませんから。
そうそう、質問に対して相手が回答してくれたら、それを復唱しましょう。
確認のための復唱は重要で、もし勘違いがあればその場で修正してくれます。
復唱は電話対応の際、最も重要なスキルなんですよ。
【注意】電話を切るタイミング
意外と忘れがちなのが電話を切るタイミングです。
一般的なビジネスマナーでは、電話をかけた方が先に受話器を置く（通話終了する）のが普通です。
でも実習での電話は、学生の方が明らかに目下なので、学生からさっと電話を切ってしまうと失礼にあたります。
基本的には、電話は相手が切ったのを確認してからこちらも電話を切りましょう。
もしもこちらが先に電話を切ることになったら、そのまま「ガチャン」と受話器を置くのでなく、電話のフック（受話器を置くところ）を指で押してから電話を切り、受話器を置きます。
そうすることで、耳障りな「ガチャン」という音が相手に聞こえなくなります。
スマホの場合は関係ないですけどね。
知っておきたい！実習が中止になる基準
実習が中止になる場合は以下の通りです。
1.無断欠勤は1発でアウトにはなりませんが、学校の先生と面談が発生します。
2.ウソをつくのも、先生と面談になります。
よくあるのが「提出期限のレポートを忘れたと言ったのに、実際はやってなかった」「自分のミスを隠蔽した」など。
3.患者に不利益を与えるのは、患者の所有物を紛失したり、重大な事故（転倒させて骨折させた）
などの場合です。そのCEも管理責任に問われますが・・・。
4.犯罪行為は、万引き・交通違反・傷害事件など。一発アウトになる可能性が高い上に、退学の恐れもあるので十分注意しましょう。
また、就業規則を守らなかった場合もここに含まれます。喫煙・飲酒・届け出をしていないバイク通学・職場の物品を持ち帰るなど。
5.居眠りは数回程度なら眼を瞑ってくれますが、あまりに回数が多いと学校に報告され、最悪の場合は実習中止です。疲れているかもしれませんが、気を付けてください。
まとめ
- 電話をかける前に「台本」と「メモ」を準備する
- 電話は12時30分~40分にかける、不在時は改めて折り返す
- 聞きたい内容をまとめておく
電話は社会人として基本的なマナーが必要です。
初めてなのできんちょうするのですが、しっかり準備してから電話をかけましょう。
そんなにビビるものでもないです。
そうそう、スマホから電話する際は電波状況が安定してて周りが静かな所からかけましょうね！
